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Stand: 19.10.2026

Datenschutzerklärung für die Shopify-App „ExpiryLot“

Diese Datenschutzerklärung richtet sich an Händler, die unsere App in ihrem Shopify-Shop nutzen, und an deren Mitarbeitende. Sie erklärt, welche personenbezogenen Daten wir im Zusammenhang mit der App verarbeiten, wozu und auf welcher Rechtsgrundlage. Sie ist zugleich die Datenschutzerklärung für den Eintrag der App im Shopify App Store.

1. Verantwortlicher und Kontakt

Iller Labs, Inhaber Robert Hampusch
Rudolf-Kurz-Str. 2c
89257 Illertissen
Deutschland

E-Mail: support@expirylot.com

Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter den oben genannten Kontaktdaten.

2. Was die App macht

Die App verwaltet Chargen und Mindesthaltbarkeitsdaten (MHD) in Shopify-Shops. Sie führt den Bestand je Charge, bucht verkaufte Mengen nach dem FEFO-Prinzip ab (kürzestes MHD zuerst), bucht Rücksendungen zurück und zeigt, welche Bestellung welche Charge erhalten hat (Rückverfolgung). Auf Wunsch setzt sie automatisch Rabatte auf Produkte mit nahem MHD, sortiert ausverkaufte Produkte ans Ende von Kollektionen und stellt einen Theme-Block bereit, der das MHD auf der Produktseite anzeigt.

Die App arbeitet ausschließlich über die Schnittstellen von Shopify. Ergebnisse schreibt sie in den Shop des Händlers zurück, zum Beispiel Lagerbestände, Rabatte, die Reihenfolge in Kollektionen und Chargenangaben an Produkten und Bestellungen.

3. Unsere Rollen

Je nach Art der Daten sind wir in einer unterschiedlichen datenschutzrechtlichen Rolle tätig:

Ihre Kundinnen und Kunden informiert der Händler in seiner eigenen Datenschutzerklärung. Zur Transparenz beschreiben wir die Auftragsverarbeitung in Abschnitt 5 trotzdem kurz.

4. Daten, für die wir Verantwortlicher sind

4.1 Installation, Vertrag und Abrechnung

Wenn Sie die App installieren, verarbeiten wir:

• die Domain Ihres Shops sowie Zeitpunkt der Installation und gegebenenfalls der Deinstallation,
• ein dauerhaftes Zugriffstoken („Offline Access Token“) für die Shopify Admin API, mit dem die App im Auftrag Ihres Shops arbeitet,
• Informationen, die Shopify uns als App-Anbieter bereitstellt, etwa den gewählten Tarif und den Abrechnungsstatus,
• wenn Sie einen Gutschein einlösen: den Code, den Zeitpunkt der Einlösung und das Ende der kostenlosen Nutzung.

Die Abrechnung läuft vollständig über Shopify. Zahlungsdaten wie Kreditkarten- oder Kontodaten erhalten wir nicht.

Zweck ist die Bereitstellung der App und die Durchführung des Vertrags. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit wir Daten von Personen verarbeiten, die nicht selbst unser Vertragspartner sind, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der ordnungsgemäßen Vertragsabwicklung mit dem Händler.

Gutschein-Einlösungen und den monatlichen Zähler der KI-Erkennungen bewahren wir auch nach einer Deinstallation für die in Abschnitt 8 genannte Dauer auf, damit ein Gutschein je Shop nur einmal eingelöst werden kann und eine Neuinstallation das Monatslimit nicht zurücksetzt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz vor missbräuchlicher Mehrfachnutzung.

4.2 Nutzung der App im Shopify-Admin

Die App wird im Shopify-Admin angezeigt. Beim Öffnen übermittelt Shopify ein signiertes Sitzungstoken. Wir prüfen damit, dass die Anfrage von einem angemeldeten Benutzer Ihres Shops kommt, entnehmen ihm die Shop-Domain und die Shopify-Benutzerkennung der angemeldeten Person und speichern das Token selbst nicht. Den Vor- und Nachnamen dieser Person fragen wir höchstens einmal pro Woche bei Shopify ab; weitere Angaben wie die E-Mail-Adresse speichern wir nicht. Die Oberfläche lädt die Shopify-Bibliothek „App Bridge“ von Servern von Shopify.

Einstellungen (Lagerort, Rabattregeln, zu sortierende Kollektionen) speichern wir für Ihren Shop. Bei Eingaben, die den Bestand betreffen (zum Beispiel Wareneingänge, Korrekturen, rückgängig gemachte Buchungen), speichern wir zusätzlich, welche Person sie vorgenommen hat (Benutzerkennung und Name), damit Sie Fehler nachvollziehen können. Diese Angaben werden mit den übrigen Shop-Daten gelöscht. Wir setzen keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge ein.

Aus Installation und Deinstallation, gewähltem Tarif, den Einstellungen und dem Stand der Einrichtung (zum Beispiel gewählte Startart, zuletzt offener Schritt, eingeschaltete Funktionen) sowie aus der Zahl der KI-Erkennungen werten wir selbst und zusammengefasst aus, wie die App genutzt wird und an welcher Stelle die Einrichtung abgebrochen wird, um die App zu verbessern. Bestell-, Chargen- und Bestandsdaten Ihres Shops und Daten Ihrer Kundinnen und Kunden fließen in diese Auswertung nicht ein. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Verbesserung der App.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO gegenüber dem Händler. Für Mitarbeitende des Händlers ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die sichere Bereitstellung der App für unseren Kunden.

4.2a Hilfe-Assistent „Lotti“

Auf der Hilfeseite (und über den Knopf „Frag Lotti“) können Benutzer der App Fragen zur Bedienung stellen. Der Assistent kennt nur die Beschreibung der App und die Hilfetexte; er hat keinen Zugriff auf Ihre Shop-Daten (Chargen, Bestellungen, Bestände, Einstellungen). Zur Beantwortung werden die eingegebene Frage, der bisherige Verlauf der Unterhaltung, die Sprache der Oberfläche und die Bezeichnung der gerade geöffneten Seite an die Claude API von Anthropic übertragen (siehe Abschnitte 6 und 7). Geben Sie in eine Frage keine personenbezogenen Daten ein; der Assistent braucht sie nicht.

Wir speichern Frage, Antwort, Shop-Domain, Sprache, Seite, die Benutzerkennung der fragenden Person, Ihre Bewertung (Daumen hoch/runter) sowie die Anzahl der verarbeiteten Zeichen (Tokens) für 180 Tage. Damit zählen wir die Fragen je Shop und Monat, erkennen Fragen, die der Assistent nicht beantworten konnte, und ergänzen sein Wissen von Hand um geprüfte Antworten. Ein selbstständiges „Lernen“ aus Fragen findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist es, die App verständlich zu machen und den Assistenten zu verbessern. Die Nutzung ist freiwillig.

4.3 Technische Protokolle beim Hosting

Die App läuft bei Cloudflare. Bei jeder Anfrage an die App, sei es von Servern von Shopify oder aus dem Browser eines Admin-Benutzers, fallen technische Daten an, insbesondere IP-Adressen und Zeitpunkte. Cloudflare kann solche technischen Protokolle für den Betrieb und die Sicherheit des Dienstes speichern. Wir nutzen sie nur zur Fehlersuche und zur Abwehr von Angriffen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und stabilen Betrieb der App.

4.4 Support-Anfragen

Wenn Sie uns kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten und den Inhalt Ihrer Nachricht, um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage den Vertrag betrifft, ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

5. Daten, die wir im Auftrag des Händlers verarbeiten

Für den Händler als Verantwortlichen speichert die App:

• Einstellungen des Shops,
• Chargen: Varianten-ID, MHD, Menge, optionale Chargennummer, Eingangsdatum,
• je Bestellposition die Zuordnung: Bestell-ID, Bestellnummer (etwa „#1234“), Positions-ID, Varianten-ID, Charge, Menge und zurückgebuchte Menge,
• ein Protokoll der Bestandsbuchungen,
• Originalpreise, um automatisch gesetzte Rabatte wieder zurückzunehmen, und ein Protokoll dieser Preisänderungen,
• einen Vermerk, welche Chargen bereits an Shopify Flow oder per E-Mail gemeldet wurden (übergeben werden nur Artikel- und Chargendaten, keine personenbezogenen Daten),
• falls der Händler E-Mail-Benachrichtigungen einschaltet: bis zu fünf Empfängeradressen, die er selbst einträgt. Trägt er keine ein, fragt die App beim Versand die E-Mail-Adresse des Shops bei Shopify ab, ohne sie zu speichern. Die Mails enthalten Artikel-, Chargen- und Bestandsdaten und werden über den Cloudflare Email Service versendet,
• eine Warteschlange eingehender Webhook-Ereignisse.

Shopify übermittelt bei den Ereignissen „orders/create“, „orders/edited“, „orders/cancelled“ und „refunds/create“ vollständige Bestelldaten. Diese enthalten auch personenbezogene Daten der Kundinnen und Kunden des Händlers, etwa Name, E-Mail-Adresse und Anschriften. Die App verwirft diese Felder sofort beim Empfang, noch bevor etwas gespeichert wird. In die Warteschlange gelangen nur Kennungen von Bestellung, Bestellposition und Artikel, Mengen und die Art der Rücklage, aber keine Namen, Kontakt- oder Adressdaten. Einträge in der Warteschlange werden gelöscht, sobald sie verarbeitet sind, in der Regel innerhalb von Sekunden. Einträge, die auch nach wiederholten Versuchen nicht verarbeitet werden konnten, werden nach 30 Tagen gelöscht.

Lieferlisten und Rechnungen, die der Händler hochlädt (Excel, CSV, PDF, Fotos vom Handy), liest die App im Browser ein; digitale PDFs werden dabei mit der Bibliothek pdf.js gelesen, die von unserem eigenen Server geladen wird. Die Datei selbst speichern wir nicht, nur die daraus gebuchten Chargen und Mengen. Nur wenn ein Benutzer ausdrücklich auf „Mit KI erkennen“ klickt, wird die PDF beziehungsweise werden die Lieferschein-Fotos zur Texterkennung an Anthropic übertragen (siehe Abschnitt 6). Rechnungen können Namen und Kontaktdaten von Ansprechpersonen enthalten.

Kundendaten ruft die App über die Schnittstelle nur in einem Fall ab: Wenn ein Benutzer in einer Bestellung „Drucken → Packzettel mit MHD“ wählt, fragt sie Name und Lieferadresse der ausgewählten Bestellungen bei Shopify ab, setzt sie in das Druckdokument ein und speichert sie nicht. Sie setzt im Onlineshop (Storefront) keine Cookies oder Tracker und nutzt keine Analysedienste. Der Theme-Block zeigt nur ein Datum aus den Produktdaten an und verarbeitet dabei keine personenbezogenen Daten.

Einzelheiten regelt der AVV.

6. Empfänger

• Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA, betreibt für uns das Hosting (Cloudflare Workers, Datenbank Cloudflare D1, Speicher Cloudflare Workers KV) und versendet die E-Mail-Benachrichtigungen (Cloudflare Email Service). Cloudflare ist unser Auftragsverarbeiter; es gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag von Cloudflare einschließlich der EU-Standardvertragsklauseln.
• Anthropic Ireland, Limited, 6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, D04 TR29, Irland (Vertragspartner für Kunden im EWR; Muttergesellschaft Anthropic, PBC, 548 Market Street, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA; Verarbeitung in den USA), für die freiwillige KI-Erkennung von Rechnungs-PDFs und Lieferschein-Fotos (die Datei wird auf Knopfdruck an die Claude API übertragen und dort ausgelesen) und für den Hilfe-Assistenten „Lotti“ (Frage und Verlauf werden zur Beantwortung an die Claude API übertragen, siehe Abschnitt 4.2a). Anthropic ist unser (Unter-)Auftragsverarbeiter. Nach den kommerziellen Bedingungen von Anthropic (Commercial Terms of Service, Abschnitt zu Kundeninhalten) werden Eingaben und Ausgaben über die API nicht zum Training von Modellen verwendet.
• Shopify: Die App funktioniert nur über Shopify. Vertragspartner von Händlern in Europa ist die Shopify International Limited, Irland. Shopify ist nicht unser Auftragsverarbeiter, sondern die Plattform, über die Sie die App nutzen. Shopify verarbeitet Daten nach eigenen Bedingungen und einer eigenen Datenschutzerklärung.
• Behörden erhalten Daten nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Wir verkaufen keine Daten und nutzen sie nicht für Werbung.

7. Übermittlung in Drittländer

Cloudflare, Inc. hat ihren Sitz in den USA und ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Für zertifizierte Unternehmen besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795 vom 10. Juli 2023, Art. 45 DSGVO). Zusätzlich sind im Auftragsverarbeitungsvertrag von Cloudflare die EU-Standardvertragsklauseln vereinbart (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Für die freiwillige KI-Erkennung werden Rechnungs-PDFs und Lieferschein-Fotos, für den Hilfe-Assistenten die gestellten Fragen an Anthropic in den USA übermittelt. Grundlage sind die EU-Standardvertragsklauseln (Modul 2 bzw. Modul 3), die im Data Processing Addendum von Anthropic enthalten sind (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Anthropic löscht Eingaben und Ausgaben der API nach eigenen Angaben innerhalb von 30 Tagen und verwendet sie nicht zum Training von Modellen.

Cloudflare Workers laufen im weltweiten Netz von Cloudflare. Anfragen können daher auch in Rechenzentren außerhalb der EU verarbeitet werden. Die Datenbank ist in der EU gespeichert (Cloudflare-Einstellung „EU-Jurisdiktion“: Speicherung und Verarbeitung der Datenbank nur in der EU). Zugriffstoken und Einstellungen liegen in Cloudflare Workers KV und können im weltweiten Netz von Cloudflare gespeichert und zwischengespeichert werden.

8. Speicherdauer

Bei einer Löschanfrage über „customers/redact“ bleibt die Zuordnung, welche Charge in welche Bestellposition geliefert wurde, ohne Bestellnummer erhalten. Sie enthält keine Namen, Kontakt- oder Adressdaten. So kann der Händler seine Pflichten zur Rückverfolgbarkeit und bei Rückrufen von Lebensmitteln erfüllen (vgl. Art. 18 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002). Diese Zuordnung wird mit allen übrigen Daten des Shops nach der Deinstallation gelöscht.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf

• Auskunft (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 DSGVO),
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

Kundinnen und Kunden eines Händlers wenden sich bitte zuerst an den Händler, denn er ist für ihre Daten verantwortlich. Wir unterstützen den Händler dabei.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

10. Zuständige Aufsichtsbehörde

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach
https://www.lda.bayern.de

Sie können sich auch an jede andere Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.

11. Pflicht zur Bereitstellung

Ohne Shop-Domain und Zugriffstoken kann die App nicht arbeiten. Eine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung besteht nicht, die Daten sind aber für die Nutzung der App erforderlich.

12. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die App oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.